Kulturen avgörande för att nå i mål med digitala investeringar
Svenska verksamheter ligger olika långt fram i sin digitalisering, och många kämpar med att nå full affärsnytta i sina digitala investeringar. De som lyckas har ofta några saker gemensamt – de ser satsningen som en digital transformation, har gjort sin hemläxa och har en förändringsbenägen kultur.
Digital transformation handlar om den kontinuerliga omställningen människor och verksamheter behöver göra för att framtidssäkra organisationen i samklang med teknologi. Förvånande nog glöms ofta människorna bort när digitala investeringar genomförs. – Det går inte att införa ett tekniskt system framgångsrikt utan att ta utgångspunkt i människorna som påverkas. Vanligt är exempelvis att systemprojekt lägger största delen av sitt fokus på just teknik och system, och projektet riskerar då att missa grundsyftet och effekthemtagningen, säger Sara Nordkvist, konsult inom digital transformation på HiQ.
Frågorna VARFÖR? och FÖR VEM? – dina bästa vänner
Vare sig det rör sig om byte av ett affärssystem eller utveckling av en nischprodukt gäller det att ta ett steg tillbaka och fråga sig varför du gör den här förändringen innan du ens börjar diskutera vilket system som ska implementeras eller utvecklas.
Sara Nordkvist har lång erfarenhet av att leda digital transformation från en rad olika verksamheter inom offentlig och privat sektor.
– För att förstå vikten av digital transformation måste vi lyfta blicken från tekniken och börja med syftet bakom förändringen – och svara på frågan VARFÖR behöver vi denna lösning och FÖR VEM. Vilka effekter vill du åstadkomma. Det handlar om att mobilisera människor och verksamheter i en gemensam riktning, säger hon.
Mindset är öppet för förändring
I dagens moderna digitala organisationer är öppenhet för förändring en framgångsfaktor. Det behöver helt enkelt vara en del av företagskulturen, där medarbetare och ledare är öppna för att testa nytt och ständigt lära sig för att möta framtidens utmaningar.
I en nyligen framtagen rapport av analysföretaget Radar, där man har tittat på nordiska företags satsningar på data och integreringar, lyfts ett anmärkningsvärt samband mellan de företag som har en organisationskultur som stöttar den här typen av digitala satsningar och de som uppnår affärsvärde genom satsningarna. Det understryker tydligt vikten av att prioritera och främja en kultur som stödjer digitalisering.
– Även om förändringar kan kännas ”påtvingade”, och är sprungna ur exempelvis ändringar i regelverk eller att system går ur tiden, är det viktigt att lösa det ”problemet” genom att se möjligheter att förändras till något bättre – det är digital transformation, säger Sara Nordkvist och fortsätter:
– För att omforma beteenden, processer och arbetssätt framgångsrikt krävs det att ledningen ställer sig bakom en digital förändring, prioriterar resurser till den och tydligt kommunicerar varför den är nödvändig.
Även om förändringar kan kännas ’påtvingade’, och är sprungna ur exempelvis ändringar i regelverk eller att system går ur tiden, är det viktigt att lösa det ’problemet’ genom att se möjligheter att förändras till något bättre – det är digital transformation.
Facilitera förändring – ta hjälp av interna ambassadörer
Nästa steg är att beskriva vad den digitala förändringen innebär för varje målgrupp. Här kan du använda dig av så kallade förändringsambassadörer.
– Om ledningen möjliggör förändringsarbetet är ambassadörerna ledningsgruppens förlängda arm som rent operativt informerar och utbildar kolleger om vad det nya sättet att arbeta innebär för just dem. Det måste göras taktiskt och systematiskt utifrån en genomtänkt förändringsplan när det nya systemet och arbetssättet lanseras, säger Sara Nordkvist.
Digital transformation är aldrig statisk
När det nya systemet sedan är taget i drift och projektet är avslutat fortsätter arbetet, för transformationen är ständigt pågående.
– När vi på HiQ är med och driver projekt säkerställer vi alltid att kunden har den verktygslåda som behövs för att driva arbetet vidare på egen hand. Ett lyckat förändringsarbete med önskade effekter bygger på att organisationen över tid utnyttjar de möjligheter det nya systemet och sättet att arbeta ger, avslutar Sara Nordkvist.
Digital transformation: steg för steg
Här är några steg som hjälper din organisation att navigera genom den digitala resan:
1. Analysera behov, syfte och förväntande effekter innan ni går in i att definiera lösning. Ta utgångspunkt i organisationens vision och strategi. Kartlägg vilka verksamheter som påverkas direkt och indirekt utifrån ett målgruppsperspektiv. Vilka ska involveras i designen av lösningen?
2. Designa förslag på lösningar utifrån behov. Är behoven så generella att en standardiserad teknisk lösning kan köpas in eller finns behov av att utveckla något eget? Kartlägg samtidigt vad detta innebär för förändringar för verksamheten.
3. Utveckla eller köp in systemlösningen baserat på behov, syfte och förväntade effekter. Säkerställandet av system eller organisationsförändringar måste föregås av noggranna planer och design. Användarperspektivet är centralt vid säkerställandet av en teknisk lösning. Förbered verksamhetsförändringar, omdesigna processer och arbetssätt. Här är det viktig att ha koll på beroenden mellan verksamheter och processer och informationsflöden från ett end-to-end perspektiv.
4. Implementera och integrera i verksamheten. Integrera systemet och de nya arbetssätten med befintliga verksamhetsprocesser och informera, utbilda och facilitera förändringen systematiskt utifrån en strukturerad plan. Var proaktiv i att hantera eventuella frågor som kan tänkas uppstå. Använd förändringsambassadörer och målgruppsanpassad kommunikation och utbildning för att stödja en smidig övergång.
5. Utvärdera och följ upp: Kontinuerlig utvärdering och facilitering av förändringen är nödvändigt för att säkerställa att den digitala transformationen genererar önskade effekter och möter behoven. Förändringen är inte statisk utan ständigt pågående. När ett implementationsprojekt slutar kommer förändring och anpassningar i både system och verksamhet behöva pågå över tid för att bibehålla önskade effekter.
På HiQ stöttar vi dig i din digitala transformation genom att vara din projektledare eller förändringsledare i systemprojekt. Vi kan hjälpa dig att sätta din digitaliseringsstrategi, köpa in eller utveckla system utifrån behov eller se över dina processer och arbetssätt för att optimera att ni får ut det mesta möjliga av er teknologi. Vi har erfarenhet från både stora och medelstora företag samt offentlig verksamhet.