In i den digitala eran! OmaIntti förenklar kontakten med finska Försvarsmakten

Försvarsmaktens tjänst OmaIntti samlar värnpliktigas tjänster och information på en gemensam plattform, vilket förbättrar tillgänglighet, interaktion och Försvarsmaktens operativa effektivitet. Digitaliseringen av tjänsteplattformarna underlättar kommunikationen för cirka 900 000 finska värnpliktiga.

Kund: OmaIntti
Bransch: Säkerhet & Försvar
Lösningsområden: Servicedesign, lösningsdesign, digital tillgänglighet, UX

Tillsammans med HiQ utvecklar Försvarsmakten digitala tjänster för både värnpliktiga och kvinnor som ansöker till frivillig militärtjänst. OmaIntti är en digital plattform som möjliggör att allt fler värnpliktsrelaterade ärenden kan hanteras online. Tjänsten tilldelades priset Service Management Act of the Year 2024 av ItSMF Finland.
”Vi vill effektivisera kontakten och förbättra kommunikationen – det räcker inte att bara digitalisera blanketter. OmaIntti är en pålitlig och ständigt utvecklande kanal som stödjer individers informationsbehov och tjänsteprocesser under hela värnpliktens gång”, säger Försvarsmakten.

Samarbetet mellan Försvarsmakten och HiQ började 2019 med ett mindre servicedesignprojekt och har sedan dess vuxit till ett omfattande digitalt utvecklingsinitiativ. Utöver OmaIntti ingår även till exempel Licenstjänstsystemet i Försvarsmaktens digitala tjänsteportfölj.

Genom att samla viktig och uppdaterad information och tjänster på en riktad plattform sparar vi tid – både för värnpliktiga och för Försvarsmaktens personal.

Målet: Enkla, säkra och effektiva digitala tjänster för alla behov

Utöver att ge tillgång till aktuell information och vägledning, är det avgörande för Försvarsmakten att värnpliktiga enkelt ska kunna kommunicera med dem. Livsförändringar som påverkar möjligheten att genomföra tjänstgöring eller uppdateringar om hälsotillstånd kan nu rapporteras via OmaIntti. Därför är OmaIntti utformat som en tydlig, intuitiv och användarvänlig digital tjänst – med stark säkerhet och autentisering i kärnan.

Samtidigt ökar dessa förbättringar Försvarsmaktens effektivitet och minskar behovet av manuell hantering av blanketter.
”Genom att samla viktig och uppdaterad information och tjänster på en riktad plattform sparar vi tid – både för värnpliktiga och för Försvarsmaktens personal. Förutom värnpliktiga vill vi också förenkla kontakten för privatpersoner, företag och organisationer”, förklarar Försvarsmakten.

Lösning: Den senaste informationen om värnplikt – samlad på ett ställe

OmaIntti samlar webbinnehåll och tjänstefunktioner för värnpliktiga i ett enda tydligt gränssnitt. Plattformen ger målgruppsanpassad information beroende på var användaren befinner sig i processen – till exempel ser nya rekryter och redan tjänstgörande olika innehåll.

Plattformen riktar sig till alla finska medborgare mellan 18 och 60 år som omfattas av värnplikten, samt kvinnor som söker till frivillig militärtjänst. OmaIntti stärker också kommunikationen efter avslutad tjänstgöring. Nya funktioner har tillkommit för reservister, till exempel tjänster kopplade till repetitions- och frivilligövningar.

”Med stark autentisering kan användare till exempel se sina senaste befordringar och krigsuppgifter under sektionen ’Mina uppgifter’. Reservister kan uppdatera sin värnpliktsinformation och kontrollera aktuell status. Kommande övningar listas också”, förklarar projektteamet på HiQ.

Lösning: Användarnas feedback driver utvecklingen av OmaIntti

För att möta ett brett användarbehov bygger utvecklingen av OmaIntti starkt på servicedesign. Användarnas och intressenternas behov har kartlagts genom intervjuer, användarstudier, kundresor och processbeskrivningar.
Användargränssnittet har utvecklats iterativt med UX/UI-design för att anpassas till föränderliga behov.

”Vi har inte gissat oss till användarnas behov – vi frågade dem. Att involvera användarna i utvecklingsprocessen har varit avgörande. Värdefulla insikter har kommit från användartester av olika versioner samt samtal med individer i olika stadier av värnplikten”, framhåller Försvarsmakten.

Tack vare OmaIntti har Försvarsmakten avsevärt förbättrat användarvänligheten, räckvidden och tillgängligheten för sina tjänsteplattformar, samtidigt som den direkta kontakten med värnpliktiga har ökat.

Lösning: Samarbete med en säkerhetsmyndighet kräver en stabil och tillförlitlig partner

Försvarsmakten hanterar stora mängder sekretessbelagd information, och antalet användare kan uppgå till hundratusentals. Därför krävs pålitliga leverantörer med stabilitet och erfarenhet från liknande storskaliga projekt.
”Förmågan att agera i krislägen är en grundläggande del av vår verksamhet. Lösningarna måste vara robusta och leverantören måste ha stark kompetens inom offentlig sektor i stor skala”, betonar Försvarsmakten.

Storskalig digitalisering kräver inte bara teknisk kompetens, utan även operativ kapacitet. Att digitalisera Försvarsmaktens komplexa och datatunga formulär var ett utmanande uppdrag.
Genom hela projektet har HiQ kombinerat djup teknisk expertis med omfattande kundkännedom, tack vare nära samarbete med Försvarsmakten.

Resultat: Bättre användarvänlighet, tillgänglighet och räckvidd

Tack vare OmaIntti har Försvarsmakten kraftigt förbättrat användarvänligheten, räckvidden och tillgängligheten för sina digitala tjänsteplattformar – samtidigt som den direkta kontakten med värnpliktiga har ökat.
Information, vägledning och tjänsteverktyg finns nu samlade på ett ställe och anpassade efter varje fas i värnpliktsprocessen, vilket gör ärendehanteringen betydligt enklare.

Utrullningen av nya tjänster har nått ett stort antal värnpliktiga, och nya ansökningstjänster har integrerats under Licenstjänstsystemet.
Standardisering av innehåll i mallar har automatiserat formulärskapandet och säkrat enhetlighet mellan tjänsterna.

”Samarbetet med Försvarsmakten har varit smidigt och utvecklats kontinuerligt. Tillsammans har vi förfinat arbetssätt och identifierat bästa metoderna. Försvarsmakten sätter riktningen, men vi har en löpande och öppen dialog för att nå gemensamma mål. Kommunikation sker sömlöst, och våra målsättningar är helt i linje”, säger HiQ.

Projektet är långt ifrån avslutat. Plattformen OmaIntti lanserades för reservister sommaren 2024, och utvecklingen kommer att pågå till 2030. Målet är att utöka tjänsteutbudet, eliminera väntetider och fördjupa användarnas engagemang – genom kontinuerlig, stegvis vidareutveckling.

Samarbetet i korthet

Nära samarbete och öppen kommunikation, inklusive veckovisa workshops med design-, kund- och teknikexperter
Servicedesign med användarintervjuer, kundresor, service blueprints, processkartläggning, konceptdesign och kravspecifikationer
Systemtänk istället för att lösa isolerade problem
Iterativ UX/UI-utveckling, inklusive uppbyggnad av ett Designsystem för framtida arbete, användartestning och visuell spegling av Försvarsmaktens varumärke
Kontinuerlig förfining av designprocessen och införande av nya verktyg
Följer strikta informationssäkerhetskrav, inklusive regressionstester, dynamiska och undersökande tester samt både automatiserade och manuella testprocesser
Tillförlitliga utvecklingscykler med Scrum-sprintar, samt optimerade metoder och verktyg från design till utveckling
Applikationsutveckling som omfattar design, utveckling, implementation och underhåll