Så vann Högskolan i Gävle Sitevision Awards – och vad din högskola kan lära av resan

När Högskolan i Gävle (HiG) lanserade sin nya webb i april 2024 stod en sak klart: det här var mer än en ny design. Det var ett skifte i arbetssätt, governance och prioriteringar – byggt på en konsekvent linje från målgruppernas behov till mätbara verksamhetsmål. Kort därpå kom beviset: vinst i Sitevision Awards (marknadsförande webbplats).

Kund: Högskolan i Gävle
Bransch: Offentlig Sektor
Lösningsområde: Webbutveckling

HiQ var helhetspartner genom hela resan – från effektkartläggning och koncept till utveckling, migrering, lansering och förvaltning – på Sitevision, ett svenskt CMS särskilt starkt för offentlig sektor med inbyggt stöd för tillgänglighet, GDPR-säker analys och AI-funktioner som går att använda i offentlig verksamhet.

Från “trovärdig men omodern” – till modern, fokuserad och prisad

Utgångsläget var tydligt. Sajten hade i princip haft samma uttryck sedan 2015 (med ett mindre omtag 2017). I benchmarkstudier 2020–2022 uppfattades den som omodern och tråkig – men också som trovärdig och innehållsmässigt stark. Ambitionen blev därför att modernisera uttrycket utan att kompromissa med seriösiteten. Samtidigt skulle webben bidra till konkreta verksamhetsmål: fler förstahandssökande, rekrytering till livslångt lärande, ökad genomströmning, bättre medarbetarrekrytering och starkare samverkan.

Bakom webbarbetet stod en liten, beslutsför kapabel organisation: 14 personer på kommunikation/externa relationer (varav 3 heltidsresurser på webb/intranät) och 22 lokala redaktörer – med ryggen rak i form av en styrgrupp bestående av akademichefer, högskoledirektör, kommunikationschef, IT-chef och chef för utbildningsstöd.

“Vi litade på statistiken och prioriterade det som faktiskt efterfrågades.”

Veronica Liljeroth, Webmaster, Högskolan i Gävle

Förarbetet som gjorde allt enklare

Kärnan i arbetet var en effektkartläggning som pågick mellan oktober 2022 och april 2023. I en serie workshops (Teams + Miro) deltog ledning, stödverksamhet, forskare, näringsliv, samverkansaktörer samt nuvarande och presumtiva studenter. Resultatet blev nio verksamhetsmål och tydliga principer som sedan vägledde alla beslut.

Några av de viktigaste principerna:

Publicera i skärningspunkten mellan verksamhetens och användarnas behov.
Ge webben en avsändare: flytta upp innehåll till HiG som helhet och undvik “öar” per avdelning/akademi.
Publicera inte sådant HiG inte har auktoritet över (t.ex. CSN/Migrationsverket).
Bygg inte bort personlig kontakt genom att lasta på för mycket text.
Alla studenter är HiG:s studenter – oavsett campus/distans/paus.

Effektkartläggningen blev ett “kontrakt” mellan verksamheten och användarna – och ett de facto-beslutsunderlag för styrgruppen. Förankringen uppifrån och ut i organisationen gjorde att beslut kunde tas i tid och accepteras brett.

Design som sänker upplevd komplexitet

HiG valde medvetet ett antal designbeslut som gör det lättare för användaren att hålla fokus. Ett konkret exempel är toppnavigeringen: när en besökare väljer “Utbildning” döljs övriga toppval. Det låter enkelt – men effekten är stor: lägre kognitiv belastning, färre sidospår, snabbare väg framåt. Layouten är luftig, med gott om andrum för text och vägval.

“Vi rensade bort det som inte behövdes i stunden – användaren ska känna att sajten är mindre komplex än den är.”

Veronica Liljeroth, Webmaster, Högskolan i Gävle

Teknik och migrering: börja rätt – och börja tidigt

Tekniskt vilade lösningen på Sitevision. Plattformen valdes bland annat för sin styrka inom offentlig sektor (tillgänglighet, GDPR-säker analys, AI-stöd) och framtidssäkerhet med integrationer och kontinuerligt nya funktioner som kan adderas löpande.

Migreringen startade så snart första sidmallen var klar – med en slimmad migreringsgrupp som skalades upp nära lansering. Ett särskilt teknikspår var skiftet av utbildningsdatabas (till Ladok) som först genomfördes på gamla webben, men där man tog höjd för den kommande designen. Samma utvecklare arbetade i båda spåren, och tillgång till utvecklingsmiljö med testdata kom tidigt – vilket gav fart och trygghet.

Styrning som håller kursen

Två projektledare – en med fokus på kommunikation och den andra på teknik – gav både helhetsperspektiv och tempo.

Det kräver ärlighet och mod i samarbetet, men vinsten är tydlig: mindre friktion mellan redaktion, design och utveckling, och kortare väg till beslut.

Styrgruppen engagerades från dag 1. De fick material i god tid före möten och kunde därför besluta på plats. Internt kommunicerade projektet samma målbild om och om igen – ett medvetet sätt att minska förväntansglapp och skapa lugn.

“Transparens och mod. Det är vår sammanfattning av projektet.”

Stina Lilja, Kommunikationsstrateg, Högskolan i Gävle

Resultat – och effekter i verksamheten

Kort efter lansering vann HiG Sitevision Awards. En mini-enkät visade att webben upplevs som modernare och mer självinstruerande, samtidigt som den behåller trovärdigheten och det starka innehållet. En bredare uppföljning planeras.

Dessutom uppstod positiva hävstångseffekter:

En ny bildbank med egna studenter och medarbetare höjde autenticiteten (och bidrog till prisframgången).
Employer branding blev ett gemensamt arbete mellan HR och kommunikation.
Tillgängliga dokument: systematik för att fasa ut otillgängliga filer.

Kanske viktigast: arbetssättet lever vidare – med redaktionell policy, governance och en kultur där man mäter först och tycker sen.

Varför Sitevision och HiQ?

Sitevision gav en trygg grund: svenskt CMS anpassat för offentlig sektor med inbyggd tillgänglighetskontroll, GDPR-säker webbanalys och AI-funktioner som kan användas i offentlig verksamhet. Plattformen gör det enklare att möta både dagens krav och morgondagens möjligheter (integrationer, datainfrastruktur, nya användarflöden).

HiQ tog helhetsansvar: effektkartläggning → koncept/UX/UI → utveckling/integrationer → migrering → lansering/förvaltning – i iterationer, inte vattenfall. En viktig detalj var att prioritera mallar efter var mest innehåll fanns, så att redaktionen kunde börja producera tidigt.

Lärdomar för andra lärosäten

Börja med effekt. Lägg tiden på att förstå användarnas behov och översätt till verksamhetsmål – det sparar tid senare.
Sätt governance tidigt. Tydlig styrgrupp och mandat gör att beslut tas i rätt tid.
Designa för fokus. Rensa bort brus; sänk upplevd komplexitet.
Iterera och migrera tidigt. Bygg första mallen, börja fylla – förbättra i loopar.
Mät före tyck. Låt data vara moteld mot “tyckandet”.
Kommunicera. Repetera. Förankra. Samma målbild – om och om igen.
Fira segrar. Det bygger stolthet och ork i organisationen.

“Det är okej att inte bli ”klar”. En webb ska leva – håll fast vid planen, mät, justera när det är motiverat.”

Veronica Liljeroth, Webmaster, Högskolan i Gävle

Vill ni nå samma resultat?

Om ni står inför en ny webblösning – eller ett större omtag – och vill att webben ska driva verkliga verksamhetsmål (studentrekrytering, genomströmning, medarbetarrekrytering, samverkan och bildning), står vi redo:

Sitevision som plattform för offentlig sektor: trygg, modern och flexibel.
HiQ som partner för ett helhetsupplägg som tar er från effekt till förvaltning – med ett arbetssätt som redan bevisat sig hos andra lärosäten.

Säg till så visar vi hur en komprimerad effektkartläggning kan se ut för er, hur ni prioriterar mallar för att komma igång snabbt, och hur ni bygger policy och governance som håller efter lansering. Vi kan ta fram ett beslutsunderlag på 2–3 veckor – och ge er en tydlig färdplan mot en webb som faktiskt levererar på era mål.

Jobba på HiQ